メールを利用したFAXとは？

投稿日時：2018年2月22日

通常、FAXのやり取りはFAX機を通じて紙で行うことが一般的です。しかし最近では、FAXをメールで行うところも出てきました。これは「インターネットFAX」で行われているもので、色々と便利なサービスです。

インターネットFAXとは？

これは、FAX回線ではなくインターネット回線を利用することでFAXの送信や受診をするサービスのことです。ですからインターネットに接続できる環境さえあれば、主にE-mailを利用してすぐにFAXを行えます。

利用する際の手順とは？

では「インターネットFAX」を利用する際の手順とは一体どうなっているのでしょう。まず送信について以下に記します。

E-mailを起動する
宛先を入力する
FAXで送付したいファイルを添付
本文を入力する
送信ボタンを押す

このように簡単かつ手軽にFAXを送ることができます。また受信に関しても、あらかじめ登録したメールアドレスにFAXのファイルが届くのでそれを開けば内容を閲覧することができます。また送信も受信も普段E-mailを使用しているのとほぼ同じ手順なので、初心者にもとても分かりやすいシステムです。

また相手に送るファイルを添付する際に、Pdf形式やWord形式やExcel形式など、色々な形式で添付することができます。そのためビジネスシーンに応じて添付するファイルを使い分けることが可能です。

さらにFAXのファイルは紙ではなく電子データとして保存します。そのため紙を使用しないで済むので保存するときにかさばりません。また、ペーパーレスにもなるので資源の節約にもなります。

色々と便利な機能が目白押し！

・同時に複数の相手にファイルを送信できる

取引先が多いとFAXデータを送信するときに、かなり手間がかかります。それが2、3件だったらまだいいのですが数百件単位だと大変です。しかし「インターネットFAX」ではE-mailの機能を使用し複数の宛先に同時に送信できます。そのため送信にかかる労力を減らすことができます。

・時間指定が可能

例えば「このFAXを夜に送信したい」というケースがあります。職業によって、勤務する時間帯も異なりますので相手先の都合に合わせてできるだけ送信したいです。そんな時に「インターネットFAX」には送信する時間を指定できる機能が付いています。そのため、一番都合のいい時間に送信が可能なのでとても便利です。

・FAXの画質が鮮明

重要な書類をFAXの機能を使って送信した時に「画質が不鮮明で書いてあることがわからない」と相手先から言われた経験がある人は少なくないでしょう。特に通常のFAXのように紙媒体を用いて送信するとどうしても細かい粗のようなものが混じってしまい、読み取れない字や図が出てくるケースもあります。そうなると受け取った相手先に迷惑がかかったり、不快な思いをさせてしまうので大変です。

しかし「インターネットFAX」はE-mailを使用してデータをダイレクトに送信するので画質が紙媒体に比べてとても鮮明に写ります。ですから、画質に関して心配する必要がありません。

・自宅や出張先からFAXができる

自宅にいるときや地方に出張しているところからFAXを閲覧したいと考えた時に「インターネットFAX」であればスマートフォンやパソコンから見ることが可能です。そのため、直接会社に行かないとFAXの内容が見れないという事態にはならないのでかなり便利だと言えます。

またFAXを送信することもできます。ですから出張先から急遽書類をFAXで送信しなければならなくなった場合もFAX機が設置してあるコンビニなどのお店を探さなくてもいいので楽です。

メールを利用したFAXは本当に役立つ！

このようにメールの機能を使用した「インターネットFAX」はとても役立つことが分かります。このサービスを提供している会社の中には無料体験期間を実施しているところもあるので、一度試してみるといいでしょう。